Deelname door vaste deelnemers en gastkoren is “Pro Deo”.
De organisatie verleent een bijdrage in de onkosten voor beroepskrachten (dirigenten) tot een maximum van € 150 per uitvoeringsavond, inclusief reiskosten en BTW. De vergoeding wordt verstrekt na ontvangst van een factuur/declaratie van het deelnemende koor. De factuur/declaratie kan ingediend worden door middel van een e-mail (info@volkskerstzang.nl).

De besturen van de gastkoren ontvangen voor de zomervakantie een raamwerk met de liederen van de samenzang.
Het raamwerk van de samenzang is de kapstok voor gastkoren. Zij dienen hun programma daaraan aan te passen.
Om doublures te voorkomen melden de gastkoren hun werken in september aan bij de organisatie.
De organisatie overlegt met de koren bij doublures in het programma en bemiddelt daarbij.

De toegangskaarten voor bezoekers (achterban van de koren) kunnen uitsluitend via deze website worden besteld. De gastkoren ontvangen deelnemerskaarten voor hun koorleden.

De besturen van de gastkoren worden voor een goed verloop van hun deelname vóór de uitvoeringen uitgenodigd deel te nemen aan de 2 laatste besprekingen van de organisatie.

Begeleiding van de koren geschiedt door een door de organisatie gecontracteerde pianist.
Koorbegeleiding door instrumentalisten is mogelijk, doch uitsluitend in overleg en met goedkeuring van de organisatie.
Alle contacten met het Dolfinarium verlopen uitsluitend via de organisatie.

De koorzang wordt geluidstechnisch versterkt door een professioneel bedrijf.
In voorkomend geval kan aan solisten geluidversterking worden verstrekt, wederom uitsluitend in overleg en met goedkeuring van de organisatie.

Elk programmaonderdeel van gastkoren duurt maximaal 3 min.
Elk gastkoor krijgt maximaal 5 blokjes (van 3 minuten) toegewezen.
Het gastkoor krijgt een plaats aangewezen op de tribune van het Dolfinarium.
De opkomst van de koren geschiedt op aanwijzingen van de organisatie (koormeester van ’t Hierder Zangkoor).

Voor een goed verloop van het programma dragen de dirigenten er zorg voor dat hun koor gereed staat voor het optreden zodra het voorgaande onderdeel van het programma is afgesloten. Er ontstaan dan geen pauzes.
Alle deelnemers blijven op hun plaats totdat de Dolfijnenshow aan het eind van het programma is afgelopen. Zij verlaten hun plaats pas op aanwijzing van de organisatie.

Na afloop is er gelegenheid voor de contactpersonen en/of bestuursleden en dirigenten om in een van de lokalen van het gebouw “De Dageraad” met de organisatie terug te blikken op de uitvoering.
De organisatie stelt suggesties/kritiek zeer op prijs, gastkoren kunnen hun op- en of aanmerkingen desgewenst per e-mail kenbaar maken.

Het bestuur.